5 tips om op een professionele manier de telefoon te beantwoorden
Telefonische klantenservice is nog steeds erg belangrijk. Maar liefst 60 procent van de klanten belt nog steeds liever voor het oplossen van problemen of het stellen van vragen. Ook is bellen vaak sneller dan mailen. Hiervoor heb je een goed abonnement of een prepaid simkaart met bundel nodig. Daarom moet je op de juiste manier de telefoon goed opnemen; dit is namelijk vaak de eerste indruk die mensen van je bedrijf krijgen.
De manier waarop je de telefoon opneemt en met klanten omgaat, kan echt het verschil maken in hoe je bedrijf wordt gezien. Een gehaaste of onoplettende aanpak kan klanten afschrikken, terwijl een vriendelijke en professionele benadering vertrouwen wekt. Bovendien helpt het je van bel-angst af te komen.
Het belang van op een professionele manier de telefoon beantwoorden
Let dus goed op hoe je de telefoon beantwoordt, om zo een positieve eerste indruk te maken en het imago van je bedrijf te versterken.
Begin met een vriendelijke begroeting
Als je de telefoon opneemt, is het belangrijk om vriendelijk te beginnen. Zeg ‘Goedemorgen’ als het ochtend is, ‘Goedemiddag’ in de middag, en ‘Goedenavond’ als het avond is. Deze begroetingen zetten niet alleen een positieve toon voor het gesprek, maar laten ook zien dat je oog hebt voor het tijdstip van de dag.
Vermeld duidelijk de naam van je bedrijf
Na je begroeting is het belangrijk om de naam van je bedrijf duidelijk te noemen. Zeg het rustig en helder zodat de beller het goed kan verstaan. Op die manier laat je een professionele indruk achter en zul je vertrouwen opbouwen bij de persoon aan de andere kant van de lijn.
Stel jezelf voor en gebruik de juiste aanspreekvorm
Nadat je de naam van je bedrijf hebt genoemd, is het tijd om jezelf voor te stellen. Gebruik altijd een gepaste aanspreekvorm, zoals “u spreekt met” gevolgd door je naam. Dit laat zien dat je beleefd en professioneel bent in het gesprek. Het is ook belangrijk om je naam duidelijk uit te spreken, zodat de beller weet met wie hij of zij spreekt.
Wees attent en klantgericht
Tijdens het gesprek is het belangrijk om goed te luisteren en je echt op de klant te richten. Luister actief naar wat de beller nodig heeft en probeer dit zo goed mogelijk te begrijpen. Stel verduidelijkende vragen als dat nodig is en zorg dat de beller zich gehoord voelt. Met zo’n klantgerichte aanpak verhoog je de tevredenheid van de beller en laat je een positieve indruk achter.
Sluit het gesprek netjes af
Na het beantwoorden van vragen of het oplossen van een probleem, wil je het gesprek netjes afronden. Vat even kort samen wat je hebt besproken en bedank de beller voor het contact. Herhaal nog eens belangrijke informatie, zoals gemaakte afspraken of contactgegevens, om verwarring te voorkomen. Zo’n vriendelijke en professionele afsluiting zorgt voor een goede laatste indruk. Extra tip: heb je meerdere bedrijven met verschillende telefoonnummers? Kijk dan eens naar de prepaid esim. Je kunt hier vaak kiezen voor meerdere nummers. Met deze tips zul jij je klanten goed kunnen helpen.
Lees ook: het belang van het hebben van een vrouwennetwerk.
